一、電子檔案的定義和特性

　　電子檔案是由電子文件轉化而來的。關于電子文件，現在我國的定義是：能被核算機體系辨認、處理、存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳遞的數字代碼序列。

　　電子文件的歸宿是電子檔案，但不是一切的電子文件都能成為電子檔案，取舍的準則是看該文件經判定后有無保存價值。所以，電子檔案是具有保存價值的已歸檔的電子文件。

　　電子檔案與紙質檔案有相同的實質，都是文件存在的一種辦法，是信息與載體的統(tǒng)一體，都具有物理實態(tài)的特征，電子檔案和紙質都是構成者真實活動的記載，有參考運用價值，需求存檔備查。但是電子檔案在記載辦法上有許多不同于其它載體檔案的特性：

　　1、依賴性和不行辨認性。檔案管理要依賴于核算機軟、硬件和數據庫與網絡體系，和傳統(tǒng)的檔案在載體質量上是根本不同的。紙質檔案都是選用人工可識讀的記載符號，人能夠直接讀出;而運用磁介質和光介質的電子檔案選用的是數字代碼，只要借助核算機解碼，才能轉化成人可識讀記載。

　　2、信息存儲的高密度性。無論是磁盤、磁帶仍是光盤，其存儲量大大高于過去的各種信息介質，特別是光盤，有"海量存儲"之稱，這種信息存儲的高密度性可削減檔案的存儲空間，便于寄存。

　　3、載體的多樣性。傳統(tǒng)的檔案，記載信息的載體是紙，改變的是紙張規(guī)范的大小(16k、18k)，但電子檔案載體有磁盤、有磁帶、光盤等，出現多樣性。

　　4、信息同享性。傳統(tǒng)檔案因為受原件的束縛，在同一時刻只能有一個用戶運用一卷檔案，且要身到現場;但電子檔案能夠人在異地，在同一時刻，多人不受空間的限制，同時同享同一信息，在完成了局域網和上了intetnet網后，人們在辦公室、家中就能夠運用檔案信息了。

　　5、信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息不具有固定的物理方位，能夠以非實體進行加工和辦理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于仿制、傳輸、便于異地調閱或構成文件。