在實際情況下，大多數(shù)企業(yè)單位在管理自己的文件和檔案時，除了一些共同的內(nèi)容外，還有一些特殊的或預(yù)期的管理部分，這就要求要使用的檔案管理系統(tǒng)既要滿足共同的文件管理，又要考慮到企業(yè)自身的個性化文件管理需求。這部分的要求突出表現(xiàn)在檔案信息的錄入和檢索上。

而文獻(xiàn)檢索的操作方式得要基于軟件廠商提供的標(biāo)準(zhǔn)輸入信息和檢索條件；提供可能偏離標(biāo)準(zhǔn)文件信息輸入框架和檢索條件的操作。而且用戶創(chuàng)建的這部分自定義信息也可以應(yīng)用到文檔錄入后的文件檢索操作中，使用戶錄入的信息高度統(tǒng)一和靈活。通過該功能，用戶不必拘泥于廠商提供的標(biāo)準(zhǔn)軟件產(chǎn)品操作的規(guī)章制度，打破陳規(guī)，實現(xiàn)更加人性化的文檔檔案管理操作。

檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)多，涉及著錄、數(shù)字化、數(shù)據(jù)、檔案實體等諸多內(nèi)容，專業(yè)性強(qiáng)，而檔案部門人員不足以滿足抽查需求。如果將質(zhì)檢項目單獨承包給第三方公司，將很難避免公司質(zhì)檢的私下串通。之后，抽檢的壓力還是在檔案部門本身。如果聘用臨時人員，很難保證其專業(yè)性，項目實施的階段性特征也會造成臨時人員的不穩(wěn)定性。

檔案數(shù)據(jù)龐大，經(jīng)過數(shù)字化處理后，人工檢測難度大，標(biāo)準(zhǔn)因人而異，容易導(dǎo)致檔案信息失真、泄露等安全事故。在這方面，我們建議統(tǒng)一使用“檔案數(shù)字質(zhì)量檢查系統(tǒng)”軟件，因為該軟件可以準(zhǔn)確識別檔案數(shù)據(jù)、圖像質(zhì)量、分辨率和缺頁等質(zhì)量檢查工作。