構(gòu)建系統(tǒng)工程實(shí)現(xiàn)信息共享。電子檔案建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等。它是一個(gè)硬件和軟件系統(tǒng)。由于每個(gè)企業(yè)在日常工作中每天都會(huì)產(chǎn)生大量的文本文件，需要記錄和保存，系統(tǒng)應(yīng)采用雙服務(wù)器、磁盤顯示和存儲(chǔ)、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時(shí)，為了提高利用率，還應(yīng)建立合適的文件查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢和網(wǎng)絡(luò)上的文件傳輸，達(dá)到資源共享的目的。此外，電子檔案管理的類別應(yīng)細(xì)分為作業(yè)目的管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案分類管理、在冊(cè)目錄管理、企業(yè)分類管理等。從而從機(jī)制上提高企業(yè)信息共享能力。

做好電子文件歸檔的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理策略。新型文件歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者深入當(dāng)前的文件工作領(lǐng)域，指導(dǎo)大量電子文件的接收、處置乃至保管，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重組的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將存檔的電子文件變?yōu)椤爸蛔x”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，以識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使其發(fā)揮與紙質(zhì)文件相同的社會(huì)作用。

但由于電子文檔形成時(shí)間較短，缺乏實(shí)際存儲(chǔ)的驗(yàn)證。因此，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存是檔案工作者需要深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于電子文檔的長(zhǎng)期保存。需要定期復(fù)制，防止信息丟失。