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文件數(shù)字化有幾個(gè)方面?文件數(shù)字化是利用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)對紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理,并將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程,存儲在磁帶、磁盤等載體上,可以通過計(jì)算機(jī)識別。紙質(zhì)文件數(shù)字化是規(guī)范文件管理、保護(hù)紙質(zhì)文件的有效途徑,也是現(xiàn)代社會對文件信息化發(fā)展的要求。大數(shù)據(jù)時(shí)代文件信息化的基本工作是紙質(zhì)文件數(shù)字化,它將分散各部門和單位的文件收集、歸檔和數(shù)字化。如何更好地為人民服務(wù),為社會服務(wù),為社會服務(wù)。
文件數(shù)字化有幾個(gè)方面的內(nèi)容?
在開展檔案數(shù)字化項(xiàng)目時(shí),首先要調(diào)查研究項(xiàng)目的工作內(nèi)容,確定工作思路和工作計(jì)劃,有目的有計(jì)劃地開展檔案數(shù)字化工作。在具體實(shí)施過程中,應(yīng)當(dāng)按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》進(jìn)行。(DA/T31-2017)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作,本章簡要介紹了檔案數(shù)字化的預(yù)處理工作。
一,《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA第七章數(shù)字化前處理:T31-2017
1、確定掃描頁
原則上應(yīng)該掃描所有確定為數(shù)字對象的紙質(zhì)文件,而不是選擇。如果有不需要掃描的頁面,應(yīng)該標(biāo)記。
2、編制頁號
(1)應(yīng)對無頁號或頁號不正確的文件重新編制頁號。
重新編制頁號時(shí),應(yīng)在統(tǒng)一位置書寫頁號,不要壓蓋文件內(nèi)容。
(3)用于書寫頁號的筆、墨等不應(yīng)損壞檔案原件,也不應(yīng)影響檔案的長期保存。
(4)應(yīng)注冊損壞頁面、缺頁等特殊情況。
3、準(zhǔn)備目錄數(shù)據(jù)
根據(jù)目錄數(shù)據(jù)庫建立時(shí)制定的數(shù)據(jù)規(guī)則,對照檔案原件的內(nèi)容,對檔案中的目錄內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范。
(2)標(biāo)記需要在目錄數(shù)據(jù)庫中標(biāo)記的情況。
4、拆除裝訂
紙質(zhì)文件的保護(hù)應(yīng)以確定是否拆除和裝訂為原則。如果需要拆除裝訂物,應(yīng)注意保護(hù)文件免受損壞,重新排列排列順序不準(zhǔn)確的文件。特殊裝訂和拆除裝訂后需要恢復(fù)的文件,在拆除裝訂物品時(shí)應(yīng)通過拍照等方式記錄文件原貌,以便恢復(fù)。
5、技術(shù)修復(fù)
(1)紙質(zhì)檔案損壞嚴(yán)重或其它不能直接掃描的,應(yīng)由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)修復(fù)。
對于影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案,應(yīng)先進(jìn)行壓平等相應(yīng)的技術(shù)處理。
二是檔案數(shù)字化前處理有關(guān)要求
1、應(yīng)檢查擬數(shù)字化檔案的密封性、完整性、有序性和檔案實(shí)體與目錄的一致性。如果檔案實(shí)體損壞或不完整,應(yīng)進(jìn)行登記。在征得檔案保管單位同意后,應(yīng)對損壞和不完整的檔案進(jìn)行粘貼和搶救。錯(cuò)誤的檔案應(yīng)該修改,無數(shù)字目錄應(yīng)該記錄。
2、掃描前,對檔案進(jìn)行拆卷整理,對不均勻的檔案進(jìn)行平整處理,對錯(cuò)誤或遺漏的頁號進(jìn)行修改或補(bǔ)編。掃描工作結(jié)束后,需要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行恢復(fù)和規(guī)范的整理和裝訂。拆卸和裝訂不能損壞檔案原件。拆卸時(shí)不允許切割檔案紙。裝訂時(shí),盡量按照原來的順序裝訂原孔。文件不能丟失頁面,右側(cè)和底部都很整齊。如果左側(cè)沒有裝訂線,應(yīng)安裝訂單邊。
3、如果檔案是保密檔案,則不能直接數(shù)字化。它需要使用保密計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作。記錄過程中,需要標(biāo)記保密符號、標(biāo)題和文號的特殊處理以及掃描件的特殊存儲。
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