文件信息安全應包括兩個基本要求：文件信息系統(tǒng)安全和文件信息內(nèi)容安全。一般的檔案信息系統(tǒng)安全、檔案信息網(wǎng)絡安全、計算機系統(tǒng)安全和(傳統(tǒng)狹義的)檔案信息安全都可以歸為檔案信息系統(tǒng)安全。信息系統(tǒng)安全的目標是機密性、完整性、可用性、可控性、不可否認性等。檔案信息內(nèi)容安全是指檔案信息內(nèi)容可能引起的社會安全。因此，檔案信息安全包括兩個基本方面：檔案信息系統(tǒng)安全保護和用戶信息保護。

選擇文件管理軟件應遵循的原則1。標準和規(guī)范性文件管理軟件應當符合文件的相關標準，包括記錄標準、信息分類和關鍵詞標引規(guī)則、排序標準、數(shù)據(jù)交換標準、電子文件存儲標準等。

2.柔性、標準化、規(guī)范化是辯證統(tǒng)一的。國家、行業(yè)和地方標準之間存在一些差異。只有當系統(tǒng)具有一定范圍的靈活性，包括靈活的實體分類、標準記錄和動態(tài)記錄、靈活的報表設計和輸出，才能適應各種標準。

在配置靈活性方面，應該允許用戶選擇操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、單機網(wǎng)絡環(huán)境、架構等。

3.可擴展性隨著業(yè)務的發(fā)展，用戶會有新的需求，包括新的文件管理方式、更先進的計算機架構、更大的存儲需求等。文件管理軟件得要能夠輕松擴展以滿足新的業(yè)務需求。

4.安全存儲的安全性：數(shù)據(jù)需要長時間存儲，數(shù)量大，數(shù)據(jù)整理錄入成本巨大。系統(tǒng)得要提供各種存儲和備份方法，以確保數(shù)據(jù)的安全性；數(shù)據(jù)應有相應級別的安全管理措施，防止非法修改和刪除，保證數(shù)據(jù)的原創(chuàng)性。