電子文檔和紙質(zhì)文檔的“雙套”保存造成資源浪費(fèi)。“雙套制”是指保存內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件和電子文件。在一些單位的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，各部門(mén)在線傳遞和承接文件，提高了工作效率。然而，在文件完成之后，分發(fā)紙質(zhì)文件以便存檔和保存。這樣，內(nèi)容相同的兩類文件并發(fā)保存，造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，勢(shì)必影響電子文件的廣泛應(yīng)用和檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

電子文件的載體不穩(wěn)定，容易損壞。隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)的建立和發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸?shù)交ヂ?lián)網(wǎng)上。上線前按照信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性。對(duì)于那些沒(méi)有傳輸?shù)接?jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)的具有保存價(jià)值的電子文件，電子文件形成部門(mén)要進(jìn)行編目和整理，也要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸?shù)綑n案部門(mén)。借助信息管理網(wǎng)絡(luò)，可以在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)和檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔快捷網(wǎng)絡(luò)線路，建立依附于信息管理網(wǎng)絡(luò)的專門(mén)歸檔子系統(tǒng)。具有保存價(jià)值的線上線下電子文件通過(guò)該系統(tǒng)傳輸?shù)綑n案部門(mén)。檔案部門(mén)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求。無(wú)論采用何種方式歸檔，都得要由電子文件形成單位按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行編目、整理，然后傳輸?shù)綑n案部門(mén)，檔案部門(mén)不能自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的所有電子文件都應(yīng)存儲(chǔ)在光盤(pán)中，還是不要存儲(chǔ)在磁盤(pán)上。