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檔案的保管期限固定為長期和定期。一般分為30年和10年。許多定期保存的文件過期了。由于文件的重要性，決策者往往很難下定決心銷毀它們。因此，大量本該以碎片和回收紙漿形式存在的文件仍完好無損地躺在檔案室里，占據(jù)了未過期文件的寶貴空間，讓人既糾結(jié)又麻煩。如果這種情況發(fā)生在您的檔案室，請查看泰伯文件提供的兩個提示：
一種方法是把它們從貨架上堆放下來，按類別裝在盒子里，并做好明顯的標記，防止搜索；
另一種方法是找一個合適的外包服務商，委托出去；
因為外包服務商有集中存儲空間，價格便宜，不用自己搬運。一旦查到外包服務商提供的服務，也能保證及時送達。而且過期文件的訪問率一般都很低，所以托管存儲的成本會比過期前訪問率高的文件低很多。所以沒必要讓銷毀期的文件占用寶貴的歸檔空間，但是你可以花高成本自己建倉庫或者托管未過期的文件，你把雞肋給別人會容易很多。
方便社會各界利用檔案，滿足社會對檔案的需求，是檔案工作的根本目的。
它是檢驗檔案工作成效的重要標準，是保障檔案工作發(fā)展的重要條件，是檔案工作基本原則的發(fā)展，是我國檔案工作改革開放精神的體現(xiàn)。
中國檔案工作基本原則的三個組成部分是辯證統(tǒng)一的有機整體。
領(lǐng)導統(tǒng)一分級管理是核心。沒有它的組織保障，就不可能有檔案的完整性和安穩(wěn)性，也難以達到方便社會各方面使用的目的。
維護檔案的完整和安穩(wěn)是手段，否則，就不可能有檔案的便捷利用。
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