在社會(huì)經(jīng)濟(jì)改革的浪潮中，機(jī)構(gòu)也面臨著變化。在科技進(jìn)步的前提下，許多機(jī)構(gòu)采取了重組和簡(jiǎn)化的策略，以提高他們的管理能力，重新獲得發(fā)展動(dòng)力。機(jī)構(gòu)檔案管理本身與運(yùn)營(yíng)模式密切相關(guān)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理體系在新技術(shù)、新變化的沖擊下逐漸無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求。為了更好地開展機(jī)構(gòu)檔案整理工作，應(yīng)進(jìn)一步推動(dòng)機(jī)構(gòu)檔案整理工作的發(fā)展，運(yùn)用創(chuàng)新手段做好機(jī)構(gòu)檔案整理工作。

　　一，整理事業(yè)單位檔案的意義和目的

　　整理事業(yè)單位檔案的主要意義在于:一是保存的信息和事跡方便日后業(yè)務(wù)需要時(shí)的查閱;第二，在緊急情況下，可以提供有力的支持證據(jù)。此外，檔案材料也是事業(yè)單位開展運(yùn)營(yíng)活動(dòng)的參考。事業(yè)單位在開展新工作、新項(xiàng)目時(shí)，可以借鑒前人的檔案材料，豐富經(jīng)驗(yàn)，少走彎路，提高活動(dòng)效率和質(zhì)量。事業(yè)單位的檔案整理水平與事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有關(guān)，必須引起高度重視，避免管理隱患。如果檔案整理的各項(xiàng)工作做得不好，就會(huì)影響到各項(xiàng)工作的未來(lái)發(fā)展，“以史為鑒可知興替”。通過查閱文件整理的各種材料，可以讓后人學(xué)習(xí)和借鑒，從而提出更好的合理解決方案。因此，無(wú)論何時(shí)何地，工作負(fù)責(zé)人都應(yīng)記錄、整理和保存單位的基本情況、未來(lái)發(fā)展和制度組織，以幫助事業(yè)單位更好地應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)變化，保證單位的穩(wěn)定長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

　　第二，事業(yè)單位檔案整理存在的問題

　　(一)不夠重視

　　現(xiàn)在，很多事業(yè)單位的員工都沒有意識(shí)到檔案整理對(duì)檔案管理乃至整個(gè)事業(yè)單位的管理與發(fā)展的重要性。許多單位負(fù)責(zé)人在整理檔案的過程中沒有投入太多的管理，也沒有付出太多的努力，整理、管理的效果也不理想。還有許多事業(yè)單位、上級(jí)管理部門也沒有對(duì)檔案的整理工作進(jìn)行審核、監(jiān)督，更不用說將檔案整理納入績(jī)效管理的工作了。因此，很多單位的員工并不重視檔案整理，導(dǎo)致檔案整理的軟硬件非常困難。檔案整理負(fù)責(zé)人在整理、記錄、歸納時(shí)缺乏有效的工具，導(dǎo)致檔案整理效率低下，價(jià)值不夠重視，職能不夠重視，導(dǎo)致整理工作敷衍了事，沒有達(dá)到適當(dāng)?shù)墓芾砗驼硇Ч６?，在日常工作中，由于缺乏必要的?jī)效激勵(lì)，當(dāng)檔案管理需要員工配合時(shí)，往往會(huì)互相推脫，不愿意承擔(dān)，導(dǎo)致檔案整理工作不及時(shí)、雜亂無(wú)章。

　　檔案管理硬件不足(二)

　　由于事業(yè)單位管理人員對(duì)檔案整理的認(rèn)識(shí)不準(zhǔn)確，不重視檔案整理，不愿意投入精力進(jìn)行管理，導(dǎo)致檔案整理過程中硬件投入不足。如今，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的高度發(fā)達(dá)，檔案整理的效率并不高，因?yàn)闆]有有效的電子設(shè)備，檔案整理無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)。

　　檔案整理人員的素質(zhì)(三)

　　信息時(shí)代的檔案整理不同于其他內(nèi)容簡(jiǎn)單、形式較少的檔案整理。除了紙質(zhì)文本，還有大量的視聽圖像需要保存和備份，涉及的檔案整理內(nèi)容形式復(fù)雜多樣，需要檔案整理專業(yè)人員的有效管理才能處理到位。但由于事業(yè)單位對(duì)檔案整理不重視，檔案整理人員往往是單位能力相對(duì)落后的人員，往往缺乏整理這些檔案的經(jīng)驗(yàn)，能力落后。可以想象，檔案整理水平一定不高。

　　(四)管理制度不到位。

　　由于不重視檔案整理，檔案整理的管理制度不會(huì)投入太多精力。即使實(shí)施了相關(guān)的制度理念，也不會(huì)到位，會(huì)導(dǎo)致檔案整理監(jiān)管不足，審核不足。檔案整理負(fù)責(zé)人經(jīng)常處理事情，隨意整理。如果沒有監(jiān)督，只會(huì)造成檔案的缺失和混亂。這對(duì)后來(lái)的人員數(shù)據(jù)搜索不負(fù)責(zé)任。

　　改進(jìn)事業(yè)單位檔案整理工作的應(yīng)對(duì)策略

　　(一)制度保障

　　為了確保系統(tǒng)的內(nèi)容全面、形式到位，各級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)檔案整理工作的實(shí)際情況，制定和完善事業(yè)單位檔案整理監(jiān)管制度，進(jìn)而有效審查檔案整理效果，督促檔案整理負(fù)責(zé)人做好整理工作。提高檔案分類存儲(chǔ)管理的有效性。

　　(二)引起重視

　　要做好檔案整理工作，必須得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案負(fù)責(zé)人必須認(rèn)識(shí)到檔案整理的重要性，參考一些優(yōu)的事業(yè)單位整理工作模式，認(rèn)識(shí)到檔案整理對(duì)業(yè)務(wù)的支持和幫助的重要性，幫助單位領(lǐng)導(dǎo)和單位檔案整理負(fù)責(zé)人形成新的認(rèn)識(shí)和新的態(tài)度，重視檔案整理工作，提高檔案整理質(zhì)量和效率。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人也要了解市場(chǎng)上新的整理技術(shù)和工具，必要時(shí)引入適合本單位的處理設(shè)備和處理技術(shù)，以便更有效、更復(fù)雜地管理檔案。

　　(三)保密到位

　　檔案整理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)是保存事業(yè)單位的重要數(shù)據(jù)和核心技術(shù)。如果保密工作不到位，信息泄露，核心專利技術(shù)數(shù)據(jù)將被盜用，這將嚴(yán)重影響事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展。因此，事業(yè)單位應(yīng)做好檔案整理的保密工作，確保數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)得到內(nèi)部核心人員的指導(dǎo)。具體實(shí)施是選擇保存檔案的介質(zhì)和地點(diǎn)，對(duì)檔案的保密進(jìn)行具體的分級(jí)整理，以便更好地做好檔案保密工作。

　　使用新技術(shù)(四)

　　隨著計(jì)算機(jī)處理、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和云計(jì)算的發(fā)展，現(xiàn)代檔案的整理已經(jīng)達(dá)到了一個(gè)新的水平，改變了過去存檔紙質(zhì)記錄的傳統(tǒng)，避免了盜竊和火災(zāi)造成的損壞。事業(yè)單位應(yīng)投入必要的資源，使檔案管理電子化、信息化、云化，提高管理效率。