隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的不斷提高，企業(yè)檔案已經(jīng)成為一個(gè)與.財(cái)富.人們?cè)絹?lái)越重視同樣重要的資源的地位和作用。從某種意義上說(shuō)，企業(yè)檔案儲(chǔ)備實(shí)際上可以理解為企業(yè)技術(shù).企業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備的一種形式，其豐富性預(yù)示著企業(yè)技術(shù)的內(nèi)在潛力和企業(yè)發(fā)展?jié)摿Φ膹?qiáng)弱。

　　如何使用檔案管理系統(tǒng)?

　　智能檔案管理是指利用射頻識(shí)別技術(shù)存儲(chǔ)實(shí)體檔案.查.借.還.綜合數(shù)據(jù)可視化查詢和管理等流通環(huán)節(jié)。

　　據(jù)國(guó)家檔案局統(tǒng)計(jì)，截至2016年，全國(guó)各級(jí)綜合檔案館收藏檔案65062.5萬(wàn)卷，資料3968.2萬(wàn)冊(cè)。此外，還有各種視聽(tīng)檔案.以磁盤光盤為載體的電子文件.照片檔案等。

　　每年，全國(guó)各地的檔案?jìng)}庫(kù)都要承擔(dān)大量的檔案存儲(chǔ)任務(wù)，大部分檔案?jìng)}庫(kù)都接近飽和。因此，如何更有效地利用有限的資源，限制現(xiàn)有檔案?jìng)}庫(kù)存儲(chǔ)能力的發(fā)展，已成為一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。

　　RFID技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

　　RFID該技術(shù)通過(guò)射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對(duì)象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，無(wú)需人工干預(yù)，工作距離長(zhǎng).精度高.自動(dòng)快速的信息收集和處理等一系列優(yōu)勢(shì)，優(yōu)于傳統(tǒng)的手工輸入方式，大大提高了效率。

　　如何使用檔案管理系統(tǒng)，智能檔案管理功能

　　1.身份權(quán)限管理

　　向工作人員和外來(lái)人員發(fā)放一張RFID門禁卡，作為進(jìn)出檔案的標(biāo)識(shí)，用于身份識(shí)別和查閱權(quán)限操作。

　　2.定位檢索準(zhǔn)確

　　在先進(jìn)的RFID在技術(shù)基礎(chǔ)上，結(jié)合先進(jìn)的軟件系統(tǒng)算法和硬件部署，可以支持各種文件檢索，實(shí)現(xiàn)快速準(zhǔn)確的定位。從而實(shí)現(xiàn)高效的文件檢索.存取，提高檔案的可管理性，提高工作效率。

　　3.快速盤點(diǎn)檔案

　　查詢子系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)發(fā)出庫(kù)存指令，RFID手持掃描文件標(biāo)簽，收集和存儲(chǔ)信息，并自動(dòng)返回中央數(shù)據(jù)庫(kù)中收集到的信息進(jìn)行檢查。庫(kù)存過(guò)程不需要打開文件包來(lái)完成整個(gè)文件箱的庫(kù)存。

　　4.一體化聯(lián)動(dòng)

　　系統(tǒng)支持門禁.視頻監(jiān)控.環(huán)境監(jiān)控.LED公告顯示等系統(tǒng)的一體化聯(lián)動(dòng)，使這些獨(dú)立的系統(tǒng)相互配合，實(shí)現(xiàn)功能化應(yīng)用。

　　應(yīng)用案例

　　最 高人民檢察院

　　最 高人民檢察院檔案館共三層，總面積3800平方米，藏品90多萬(wàn)卷.需求文件.訴訟.音像.檢查技術(shù).各種形式的檔案存儲(chǔ)，如實(shí)物檔案和文件。項(xiàng)目需要數(shù)字化加工用房.實(shí)物檔案修復(fù)室.裱糊修復(fù)室.有害生物防治室.圖像放大沖洗室.復(fù)印室.視頻閱覽室.電子閱覽室.16個(gè)功能室，如電子文件收集室和報(bào)告廳.服務(wù)廳.會(huì)議室.修史編志室.研討室等。

　　通過(guò)這個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)，人民檢察院的檔案可以成為一個(gè)實(shí)體和數(shù)字的集合.智能有機(jī)統(tǒng)一的現(xiàn)代化.綜合檔案館可以利用網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺(tái)進(jìn)行檔案收集.管理.存儲(chǔ)和利用功能可以作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的功能.機(jī)關(guān)干警.提供更便捷服務(wù)的檢查系統(tǒng)和其他相關(guān)單位。

　　盡管檔案在企業(yè)中扮演著如此重要的角色，但大多數(shù)企業(yè)的紙質(zhì)檔案管理仍然存在許多問(wèn)題：

　　文件凌亂，容易丟失。

　　l各部門檔案分開，沒(méi)有統(tǒng)一管理。

　　我不能隨時(shí)隨地閱讀文件。

　　l企業(yè)因文件泄露而遭受損失。

　　在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中，需要查詢檔案，一般需要向檔案管理部門提出申請(qǐng)。然后，根據(jù)檔案查詢的申請(qǐng)，檔案管理員到檔案室提取檔案，然后交給申請(qǐng)人。

　　基于射頻識(shí)別技術(shù)的文件管理系統(tǒng)由中間數(shù)據(jù)庫(kù)和終端管理器組成。終端管理器是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)訪問(wèn)中間和信息輸入輸出終端。終端管理器，包括集成RFID功能的RFID標(biāo)簽.通道門.手持終端.發(fā)卡機(jī)是核心數(shù)據(jù)庫(kù)獲取和輸出信息的重要端口。RFID讀寫設(shè)備的功能是將數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息寫入標(biāo)簽或?qū)?biāo)簽中的信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)。手持式射頻識(shí)別終端是管理員收集和交換現(xiàn)場(chǎng)信息的硬件。管理員將收集到的數(shù)據(jù)導(dǎo)入中間數(shù)據(jù)庫(kù)，然后為使用文件管理信息系統(tǒng)的各種功能提供數(shù)據(jù)支持。發(fā)卡機(jī)構(gòu)用于完成圖書管理員許可卡的分發(fā)和設(shè)置功能。