檔案數(shù)字化是隨著計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)碼攝影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)等數(shù)字技術(shù)的發(fā)展而出現(xiàn)的一種新的檔案信息形式。它具有科學(xué)計算、數(shù)據(jù)處理、實時控制、輔助設(shè)計、智能仿真和文字處理等功能。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)工作。傳統(tǒng)載體檔案通過高新技術(shù)加工成數(shù)字檔案，通過局域網(wǎng)、政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行電子檔案的計算機(jī)檢索和閱讀。為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高了效率，提升檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為內(nèi)部檔案管理和面向客戶的服務(wù)提供好用、多方面的服務(wù)?？傊瑱n案數(shù)字化是順應(yīng)潮流，適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措和新要求。檔案作為一種原始信息資源，越來越重要。逐步依托信息技術(shù)，使檔案工作更有效地為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)，已成為未來檔案發(fā)展的必然趨勢。

文件排列有三種主要類型：

1.系統(tǒng)整理和編目

正常情況下，檔案室接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按歸檔要求設(shè)置的檔案，檔案室接收各機(jī)關(guān)按入館要求移交的檔案。檔案館、檔案室的整理任務(wù)主要是檢查檔案質(zhì)量，制定館(室)內(nèi)分類整理方案，系統(tǒng)整理檔案和全宗，加工檔案目錄。

2.局部調(diào)整

對已經(jīng)接收但不符合整理要求的文件，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行處理和整理；對由于丟失、銷毀、移動等各種原因，在分類體系中發(fā)生重大變化的檔案，進(jìn)行新的系統(tǒng)調(diào)整。

3.全程精加工

將得要接收和收集的零散文件進(jìn)行系統(tǒng)化和編目，包括所有的工作內(nèi)容。