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隨著科學技術的飛速發(fā)展,檔案信息化技術日趨成熟,各種檔案管理系統(tǒng)相繼推出。這為檔案部門選擇檔案管理系統(tǒng)提供了較大的空間,同時也容易造成檔案部門在選擇上的猶豫。
在選擇檔案管理系統(tǒng)之前,一定要先搞清楚單位的實際情況和自己的工作需要。為什么需要它?現(xiàn)有的軟硬件條件能否支持文件管理系統(tǒng)的正常運行?你希望通過使用文件管理系統(tǒng)等達到什么樣的效果。如果你不知道這一點,你的選擇將是盲目和無效的。單位性質、經濟地位、檔案數(shù)量、館藏結構的不同影響了他們對檔案管理系統(tǒng)的需求。如果一些檔案部門計劃同時建設電子文件機構和數(shù)字檔案館,他們對檔案管理系統(tǒng)的功能要求會更多方面;有的只是想實現(xiàn)檔案目錄的數(shù)字化檢索,要求比較簡單。再比如,有的檔案部門已經在系統(tǒng)單機版錄入了上萬條目錄數(shù)據(jù)。如果他們想現(xiàn)在更新系統(tǒng),他們得要考慮這些數(shù)據(jù)的遷移。沒有相對通用的文件管理系統(tǒng),你得要了解自己的需求,并明確表達給系統(tǒng)廠商,這樣你才能購買到滿意的系統(tǒng)。
檔案管理系統(tǒng)的核心是檔案業(yè)務而不是技術。采用新技術是好的,但是開發(fā)技術本身永遠不能代表系統(tǒng)的核心價值。在選擇系統(tǒng)時,你應該了解系統(tǒng)開發(fā)和服務提供商的聲譽。因為系統(tǒng)不同于普通商品,采購單位對其使用得要有一個了解和掌握的過程,每個使用單位都有其特殊性。有必要調整系統(tǒng)的功能,使其更好地發(fā)揮作用。因此,系統(tǒng)開發(fā)和服務提供商的服務質量將影響檔案管理系統(tǒng)功能的實現(xiàn)。
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