檔案不僅是領導決策的依據，是工作檢查的證據，是科研、基礎設施、設備建設的可靠自理，也是重用、歷史借鑒、創(chuàng)新推進的重要資料！同時，現在被許多組織遺忘的檔案也具有重要的證據和信息價值。

文件管理主要需要解決以下兩個問題：

1.如何實現檔案作為組織業(yè)務發(fā)展中間的發(fā)展記憶、經驗和成果的集中統(tǒng)一管理，避免因人員流失或時間流逝而失去記憶。

2.檔案的有序管理實現后，檔案如何在組織內部傳播和利用，不會出現不規(guī)范利用造成的丟失或損毀、惡意擴散造成的損失等管理風險。

專業(yè)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢：

1.數據庫存儲：與普通系統(tǒng)不同，數字文檔存儲在數據庫中，不能在計算機目錄中查看。

2.批量處理能力：可批量創(chuàng)建，對應錄入上傳，支持紙質文件從掃描、錄入、上傳整體化處理。

3.流程歸檔：電子文件也可以發(fā)起流程，實現協(xié)同歸檔。

4.存儲位置：可以考慮物理文件和數字文件的統(tǒng)一管理，可以記錄文件的存儲位置。

5.細粒度權限管理：可以對特定的類別或文件進行授權，可以跨越密級，滿足各種細粒度權限配置的需求。

6.防擴散處理：PDF、圖片等不可修改的文件格式由專業(yè)閱讀器管理，權限控制在系統(tǒng)內，不像使用第三方軟件，可以隨意保存和下載。