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對(duì)于紙質(zhì)檔案利用專業(yè)掃描儀轉(zhuǎn)換成可儲(chǔ)存在電腦上或刻成光盤,便于保存及查閱的,稱之為檔案數(shù)字化。進(jìn)行檔案數(shù)字化加工步驟有:整理一次校對(duì)、掃描、掃描件校對(duì)、裝訂、目錄數(shù)據(jù)錄入及修改、掛接。
一、整理因?yàn)樵谥暗臋n案數(shù)字化都是需要拆卷進(jìn)行掃描,現(xiàn)在的非接觸式掃描儀省去了拆卷裝訂的環(huán)節(jié),直接進(jìn)行掃描就可以,方便多了,例如賽數(shù)系列的檔案、圖書(shū)掃描儀都是通過(guò)不拆卷的方式進(jìn)行掃描,掃描速度只需要快,大大提高了工作效率。
在掃描之前,對(duì)需掃描的檔案進(jìn)行整理,整理時(shí)有以下環(huán)節(jié)應(yīng)注意:
在整理檔案時(shí),常會(huì)發(fā)現(xiàn)有檔案破損、正文與復(fù)印件如何區(qū)分等情況,為了方便掃描,破損情況嚴(yán)重的檔案需進(jìn)行托裱。復(fù)印件檔案需在該份文件的首頁(yè)右上角加蓋藍(lán)色“F”字樣,以便在查找利用時(shí)區(qū)分正文件與復(fù)印件。
二、一次校對(duì)
為了減輕后續(xù)工作的工作量,提高掃描速度,將整理后的檔案以50%進(jìn)行抽查,抽查檔案是否達(dá)到上述整理要求所涉及到的內(nèi)容。
三、掃描
檔案數(shù)字化的關(guān)鍵一步就是通過(guò)掃描將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)?a href='http://qdygyijia.com/news/465.html' target='_blank' class='key_tag'>電子檔案,在掃描過(guò)程中應(yīng)注意:掃描方式、命名。
四、掃描件校對(duì)
對(duì)掃描過(guò)程中出現(xiàn)歪斜、黑邊、命名錯(cuò)誤、掃描格式錯(cuò)誤、多掃、漏掃、掃描質(zhì)量模糊等問(wèn)題要進(jìn)行改正。
五、目錄數(shù)據(jù)錄入及修改
數(shù)據(jù)錄入包含按照現(xiàn)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的檔案卷內(nèi)目錄和案卷目錄以及實(shí)行歸檔改革后形成的檔案目錄。
采用歸檔改革以前的方法整理錄入(即卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄管理) 。
六、掛接
為了方便客戶能輕松簡(jiǎn)便的查閱、打印及檢索利用檔案,我們會(huì)將紙質(zhì)檔案已掃描完成轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的數(shù)據(jù)與相對(duì)應(yīng)的條目數(shù)據(jù)進(jìn)行連接,掛接完成后的電子文件我們確保紙質(zhì)清晰、查閱及檢索利用的正確率不超過(guò)3‰
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