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威脅之一:非法下載復制的風險。
檔案數(shù)字化之后,給信息共享帶來大大的便利。同時,數(shù)據(jù)的非法下載與復制,也成為檔案安全的一大殺手。
有的中介機構(gòu)以免費或低價數(shù)字化為誘餌,以數(shù)據(jù)共享為前提,實施檔案數(shù)字化工作。在完成數(shù)字化后,同時席卷數(shù)據(jù)而去,使得檔案部門的安全受到嚴重威脅。有的中介機構(gòu)擅自復制檔案數(shù)據(jù),甚至成為談判交易的籌碼。
為防止數(shù)字化外包中數(shù)據(jù)的非法下載與復制,國家《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》對此作出了多項對策:一是嚴控異地數(shù)字化,即凡檔案數(shù)字化一般都要求在本單位進行,不允許檔案失控;二是嚴格外包服務(wù)組織的管理,從制度上,堵塞外包安全漏洞;三是嚴格加強數(shù)字化場地的監(jiān)控與管理,所有的數(shù)字化場地都必須安裝監(jiān)控,所有進出人員,嚴禁攜帶手機、優(yōu)盤等電子設(shè)備;四是嚴格數(shù)字化設(shè)備的管控和網(wǎng)絡(luò)的管控,所有電腦封閉USB等信息輸出接口,磁盤等存儲設(shè)備維修、更換等一律在業(yè)主監(jiān)督下進行,所有的存儲設(shè)備一律由業(yè)主統(tǒng)一處置,數(shù)字化場地及設(shè)備嚴禁連接互聯(lián)網(wǎng)。
威脅之二:檔案實體遭受侵襲的風險。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化要經(jīng)過拆卷、平整處理、數(shù)字化掃描、校核、裝訂等多個環(huán)節(jié)。檔案實體在分解的狀態(tài)下進行數(shù)字化,若管理不嚴,會對檔案實體的安全構(gòu)成直接的威脅。
檔案原件在數(shù)字化過程中,存在著多個安全風險點:一是原件完整性保障的風險。許多歷史檔案中粘有郵票、印花稅票等票證,在數(shù)字化過程中,存在脫落或被人為盜取的風險;二是卷內(nèi)文件排序錯亂的風險。檔案是按照一定的規(guī)律進行整理立卷的。但是數(shù)字化拆卷以后,有的責任心不強,不按照原來排序裝訂還原,造成文件排序錯亂。有的文件甚至張冠李戴,將A卷中的文件裝訂到B卷中去,造成數(shù)字化后原件失蹤的現(xiàn)象;三是掃描設(shè)備選擇不當,造成檔案原件損毀的風險。由于檔案保存時間久遠,紙張質(zhì)量參差不齊,有的單位和中介機構(gòu),采用高速掃描儀進行檔案數(shù)字化,直接導致檔案原件的損毀。
為確保檔案原件的安全,國家對此有嚴格的要求:一是要求數(shù)字化場地必須配置檔案箱(柜),檔案實體每天必須歸回檔案箱(柜),專人負責保管;二是嚴格控制數(shù)字化檔案的流動數(shù)量,分批提供檔案實體,避免數(shù)字化場地檔案堆積,造成混亂;三是加強對于出庫檔案的編目編號與清點,防止拆卷后,造成檔案重新裝訂的混亂;四是嚴格加強拆卷后實體的管理,不僅要建立流程單制度,保證回溯性檢查,同時,對于拆散的檔案要以卷為單位裝盒,保證文件不串門;五是通過監(jiān)控等設(shè)施,加強實體在數(shù)字化過程中的監(jiān)管;六是明令禁止使用高速掃描儀等設(shè)備開展檔案數(shù)字化工作。
威脅之三:檔案數(shù)據(jù)存儲中的安全風險
檔案數(shù)字化結(jié)束,形成數(shù)字化成果——檔案數(shù)據(jù)。對于檔案數(shù)據(jù)的管理,首先面臨的是數(shù)據(jù)的存儲問題。由于數(shù)據(jù)存儲不同于檔案實體的保管,存在著載體安全、網(wǎng)絡(luò)安全、管理安全等一系列的問題。
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