一、檔案數(shù)字化定義：

　　檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式相互連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、閱讀檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)容管理及面向社會提高效率的全面服務(wù)。

　　二、檔案數(shù)字的優(yōu)點：

　　1、有利于提高高作效率，降低檔案利用成本

　　數(shù)字化加工項目完成后，社會公眾和單位的各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔管理系統(tǒng)即時查詢利用所需的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實體的多次頻繁利用所造成的大量時間浪費和重復(fù)勞動現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

　　2、能夠大限度保管原件和保護檔案實體安全

　　由于傳統(tǒng)的檔案保管方式不僅占用了大量的庫存空間，管理成本高，檔案易受損。實現(xiàn)檔案你數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在計算機上查閱利用，減少了對檔案原件的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以大限度地對檔案原件進行有效的保管和保護，確保檔案實體安全。