數(shù)字化是將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)圖像的轉(zhuǎn)換，而這個(gè)轉(zhuǎn)換的基礎(chǔ)是在完整、準(zhǔn)確、清晰的檔案前處理、整理后進(jìn)行的。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的流程：調(diào)卷——整理（編頁(yè)、核對(duì)目錄）——分解——掃描——還原裝訂——圖像處理——索引著錄——質(zhì)量檢驗(yàn)——數(shù)字化掛接——電子版刻錄。

　　在工作中，往往會(huì)忽略數(shù)字化加工的前處理過(guò)程，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》規(guī)定在掃描之前，根據(jù)檔案的管理情況，按目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、拆除裝訂、區(qū)分掃描件和非掃描件、頁(yè)面修整、檔案整理登記、裝訂等步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。由于現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的時(shí)代不同，檔案的紙張、筆跡各不相同，特別是傳統(tǒng)方法歸檔的檔案，分為案卷級(jí)和卷內(nèi)級(jí)，各個(gè)時(shí)期形成的案卷和卷內(nèi)條目的著錄和格式五花八門，行文不統(tǒng)一，有些用語(yǔ)不規(guī)范，頁(yè)碼編錯(cuò)等問(wèn)題很多。

　　所以，數(shù)字化的前準(zhǔn)備就是尤為重要的一項(xiàng)環(huán)節(jié)。因此，首先必須搞清紙質(zhì)檔案現(xiàn)狀，并進(jìn)行整理。筆者認(rèn)為紙質(zhì)檔案的現(xiàn)狀主要包括以下幾個(gè)方面：檔案的產(chǎn)生年代、檔案使用的紙張環(huán)境（包括紙張的厚度和損壞等情況）、檔案使用的筆類（含內(nèi)文書寫的顏色）、檔案的裝訂情況（線、孔、膠水、螺絲及硬、軟封面、內(nèi)文狀況）、檔案的目錄狀況（含目錄與內(nèi)文是否吻合、目錄內(nèi)容是否完整性）、檔案編頁(yè)準(zhǔn)確的數(shù)量等方面：因此，在對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化之前，必須分清輕重緩急，在開(kāi)展鑒定工作以后，根據(jù)館藏檔案重要程度、破損情況、利用需求等，詳實(shí)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施數(shù)字化。以館藏重點(diǎn)檔案、重要全宗的檔案和涉及民生等檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化。