今天小編跟大家分享的是檔案數字化服務是什么意思:檔案數字化服務，通過學習專業(yè)的工作規(guī)范，能高效完成工作，避免犯錯。

　　一、范圍

　　DA/T68的本部分規(guī)定了檔案數字化服務外包工作中的發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、信用評價與質量監(jiān)督工作規(guī)范。

　　本部分適用于機關、企事業(yè)單位和其他社會組織開展的檔案數字化服務外包工作。

　　本部分適用不涉及國家秘密的檔案數字化服務外包。檔案縮微服務外包可參照本部分執(zhí)行。

　　二、規(guī)范性引用文件

　　下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

　　GB/T17242投訴處理指南

　　DA/T31紙質檔案數字化規(guī)范

　　DA/T43縮微膠片數字化技術規(guī)范

　　DA/T62錄音錄像檔案數字化規(guī)范

　　DA/T68.1檔案服務外包工作規(guī)范第 1部分:總則

　　DA/T71紙質檔案縮微數字一體化技術規(guī)范

　　三、術語和定義

　　下列術語和定義適用于本文件。

　　3.1

　　檔案數字化服務archivesdigitizationservice

　　承包方利用計算機技術將發(fā)包方的檔案由模擬信號轉化為數字信號的處理、服務過程。

　　注:本部分中檔案數字化服務,不包含檔案數字化軟件開發(fā)或實施。

　　第四，發(fā)包人的工作規(guī)范

　　4.1總體要求

　　按照DA/T68.1的規(guī)定，發(fā)包人應堅持數字化檔案服務外包的合法性、安全性和可控性原則。

　　4.2發(fā)包前期準備工作

　　4.2.1明確工作要求

　　4.2.1.1發(fā)包人應按DA/T311發(fā)包。、DA/T43、DA/T62、DA/T68.1、DA文件數字化服務外包的范圍、內容、流程、技術、質量和安全性等要求應由T71確定。

　　4.2.1.2發(fā)包人應對檔案進行鑒定，明確檔案數字服務外包的范圍和優(yōu)先順序。數字化檔案服務外包涉及商業(yè)秘密和個人隱私應謹慎。利用率高的檔案應該是數字化的關鍵對象。珍貴的檔案，面臨字跡褪色、載體脆化等危險的歷史檔案，特色檔案，與重要話題相關性高的檔案，應優(yōu)先數字化。

　　4.2.發(fā)包人應按DA/T31.3執(zhí)行。、DA/T43、DA/T62的規(guī)定和實際工作要求，明確數字化檔案操作規(guī)范、驗收標準和工期。

　　4.2.2選定承包方

　　4.2.2.1承包商應當按照DA/T68.1的要求篩選承包商。數字化檔案服務外包項目納入政府采購范圍，應當遵守政府采購法律法規(guī)。

　　4.2.2.2承包商應核實承包商的股權結構、法定代表人身份、實際控制人身份，掌握承包商的公司背景。

　　4.2.2.3承包商應將承包商的財務狀況、項目經驗、員工素質、技術能力、硬件條件、管理制度、實施方案、工期控制、風險控制、售后服務等納入對承包商的評價體系。

　　4.2.2.4承包商應對承包商的資質、信用進行調查，了解其是否存在不良記錄。

　　4.2.3簽訂合同

　　承包商確定后，發(fā)包商應與承包商簽訂合同。簽訂合同應符合DA/T68.1的要求。

　　4.2.4選定場所

　　4.2.一般情況下，4.1檔案數字化加工場所應選擇在發(fā)包人的辦公場所。

　　4.2.4.2檔案數字化加工場所應設置在相對獨立、封閉的區(qū)間。

　　4.2.4.3檔案數字化加工場所應滿足防水、防潮、防曬、防紫外線照射、防塵、防有害氣體、防有害生物、防火、防盜等要求。

　　4.2.4.4承包商應自行或要求承包商在檔案數字加工現(xiàn)場安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)。視頻監(jiān)控系統(tǒng)應覆蓋數字加工現(xiàn)場的出入口、檔案存儲區(qū)、信息存儲區(qū)和工作區(qū)，實行全方位監(jiān)控。視頻監(jiān)控系統(tǒng)一般由承包商負責，承包商負責的視頻監(jiān)控系統(tǒng)應由承包商監(jiān)控。如果檔案數字化加工現(xiàn)場位于發(fā)包商辦公室外，發(fā)包商應定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，并要求承包商將視頻監(jiān)控數據和回放記錄移交發(fā)包商保存。視頻監(jiān)控數據應自發(fā)生之日起保存至少6個月;

　　4.2.5配置設備

　　4.2.5.1承包商應根據檔案數字化加工的需要，自行配置或要求承包商提供必要的硬件設備和軟件系統(tǒng)。

　　4.2.5.2承包商提供的硬件設備和軟件系統(tǒng)，應經發(fā)包人或發(fā)包人委托的第三方檢查合格后方可使用。

　　檔案數字化過程管理4.3

　　4.3.一，承包商應對承包商的檔案數字化加工進行全過程、全方位的控制。

　　4.3.2承包商應要求承包商將直接參與本項目檔案數字化加工過程的員工名單提交給承包商。

　　4.3.3發(fā)包人應檢查擬數字化檔案的敏感性、完整性、有序性和檔案實體與目錄的一致性。如果檔案實體損壞或不完整，應進行登記和處理。如果檔案實體與文件目錄不對應，應進行必要的記錄或標記。

　　4.3.4發(fā)包人應根據工作計劃分批轉移檔案，并根據工作完成情況分批接收回收倉庫。轉移檔案和接收回收倉庫時，發(fā)包人應與承包人辦理檔案交接手續(xù)，填寫檔案交接單一式兩份。

　　4.3.5對于正在進行數字化加工的檔案，發(fā)包人應(或要求承包人)安排專人保管，并每天入庫(柜)，不得在車站過夜。對于數字化加工的檔案，發(fā)包人應及時與承包人辦理交接手續(xù)，并接受入庫保存。對于離庫一個月以上或存在蟲霉隱患的檔案，應進行消毒殺蟲。

　　4.3.6承包商應禁止承包商工作人員擅自進入檔案倉庫。

　　4.3.7承包商應要求承包商按照DA/T31的規(guī)定制作工作流程表，并記錄檔案數字化加工各環(huán)節(jié)的工作情況。工作流程表應與檔案實體同步流通。

　　4.3.8發(fā)包人應處理計算機硬盤、移動硬盤、u盤等文件數字化加工過程中使用的文件。、對各種存儲介質如光盤進行安全檢查，登記造冊，統(tǒng)一保管，嚴禁承包商擅自處理。

　　4.3.9發(fā)生重大事件(可能導致)檔案損壞、丟失或信息泄露后，發(fā)包人應及時向有關部門報告，并采取補救措施。

　　4.4檔案數字化成果管理

　　4.4.1數據檢驗

　　4.4.1.1一般應采用計算機自動檢驗10 0%檢驗，檢驗合格率應為10 0%。對于不能使用計算機自動檢驗的項目，人工檢驗可以根據情況進行抽樣檢驗，抽樣檢驗率不得低于5%。對于數據庫項目與數據內容對應的準確性，抽樣檢驗合格率應為10 0%，其他內容的抽樣檢驗合格率應不低于95%。只有通過抽樣檢驗，才能通過項目驗收。如果抽樣檢驗不合格，承包商必須返工，直到抽樣檢驗合格。

　　4.4.1.2承包商應要求承包商將與檔案數字化加工成果相關的各種工作文件、日志、記錄、元數據等一并移交給承包商。

　　4.4.2安全確認

　　4.4.2.1發(fā)包人應對各種存儲介質、視頻監(jiān)控數據、回放記錄、工作人員變更記錄等進行安全檢查。承包人交付的檔案數字化加工。

　　4.4.2.2承包商應檢查承包商自帶的各種硬件設備和軟件系統(tǒng)，以確保其沒有信息保留。任何存儲信息的人都必須在驗收文件數字外包服務后進行安全處理，以清除信息。承包商應拆除承包商自帶設備的硬盤，并與數字化加工過程中使用的其他移動存儲介質一起接收。

　　4.4.3驗收總結

　　4.4.3.1發(fā)包人應對檔案數字化外包項目進行項目驗收，并要求承包人限期整改不符合法律法規(guī)、標準和合同的交付結果。

　　4.4.3.2經數據檢驗、安全確認、驗收評估后，發(fā)包人應與承包人辦理檔案、數據、硬件設備、軟件系統(tǒng)等相關記錄的交接手續(xù)。

　　4.4.3.3發(fā)包人應將文件數字化服務外包工作中形成的重要文件歸檔保存，并總結經驗，不斷改進。

　　承包商工作規(guī)范五

　　5.1總體要求

　　在加強基本服務能力建設的同時，承包商應根據DA/T68.1的要求，提高檔案數字化服務所需的特殊服務能力。

　　制定工作計劃5.2

　　5.2.1在進行檔案數字化處理之前，承包商應調查研究發(fā)包商的具體實際需求，掌握擬數字化處理檔案的數量、質量和管理情況，明確檔案數字化服務的工作目標和完成目標所需的條件。

　　5.2.2承包商應根據調查結果編制工作計劃。工作計劃的內容應包括但不限于:工作目標、工作內容、服務范圍、操作流程、軟硬件配置、人員組織和職責分工、主要技術指標和方法、驗收依據、安全管理措施、進度安排、風險控制等。

　　5.3人員管理

　　5.3.1承包方應保證參與檔案數字化外包服務的工作人員,已根據國家勞動法律法規(guī)與公司簽訂書面勞動合同;并要求員工簽訂保密承諾書。

　　5.3.2承包方應根據項目需要,配備具有相應知識水平和業(yè)務技能的項目經理和員工,并保證項目團隊成員具有一定的穩(wěn)定性。

　　5.3.3承包方應對項目組成員進行不少于5天的操作培訓,相關成員經考核合格后方可正式上崗。

　　5.3.4承包方應按發(fā)包方要求規(guī)范駐場人員的行為和著裝。

　　5.4設備管理

　　5.4.1檔案數字化加工所需的計算機各種硬件設備、軟件系統(tǒng)和檔案裝具等,應符合國家相關法律法規(guī)和標準的要求。其中,軟件系統(tǒng)應為正版軟件,數據安全與網絡監(jiān)控軟硬件須通過國家安全認證。

　　5.4.2除必要的計算機操作系統(tǒng)、殺毒軟件、檔案數字化加工軟件、數據庫軟件和第三方安全管理軟件外,禁止安裝其他無關軟件。

　　5.4.3檔案數字化加工使用的計算機、掃描儀等設備,必須采用技術手段或物理設備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口,如USB接口、紅外線、藍牙、SCSI接口、光驅接口等,封閉的裝置或端口要定期進行檢查。

　　5.4.4檔案數字化加工網絡要與其他網絡物理隔離,禁止使用無線網卡、無線鍵盤、無線鼠標等設備。

　　5.4.5檔案數字化加工網絡及信息管理軟件應建立身份鑒別、訪問權限設置等安全保密措施,根據員工類型及崗位職責賦予相應的訪問權限。

　　5.4.6檔案數字化加工網絡環(huán)境中應配備具有權限管理、設備管理、端口管理、日志管理和安全審計等功能的安全保護系統(tǒng),準確記錄授權用戶的訪問行為、設備接入和檔案數字化成果流向等信息。

　　5.4.7用于檔案數字化加工的設備、存儲介質嚴禁與其他設備、存儲介質交叉使用,非數字化加工專用的設備、存儲介質嚴禁帶入數字化加工場所。

　　5.4.8檔案數字化加工設備和存儲介質不得擅自送外維修,必須送外維修的應經發(fā)包方同意,并由發(fā)包方工作人員現(xiàn)場監(jiān)督。

　　5.5現(xiàn)場管理

　　5.5.1非工作人員未經允許不得進入檔案數字化加工場所。工作人員完成作業(yè)之后,不得在檔案數字化加工場所內停留。

　　5.5.2檔案數字化加工場所應設有儲物箱柜,供工作人員和訪客存放物品,并與工作區(qū)相隔離。嚴禁將水杯等私人物品以及照相機、攝像機、手機、電腦、移動存儲介質等電子設備帶入工作區(qū)域。

　　5.5.3檔案數字化加工場所內嚴禁存放除檔案和必備的工具器材設備之外的任何易燃易爆危險品。嚴禁將火柴、打火機、飲料、食品、動物等帶入檔案數字化加工場所。

　　5.5.4檔案數字化加工場所內作業(yè)完畢后,除必須開啟的監(jiān)控、報警、消防等電源外,包括照明在內的其他電源必須關閉。

　　5.5.5承包方應建立現(xiàn)場上下班物品清點值班制度,嚴禁任何人員擅自將檔案數字化加工場所內的物品帶離現(xiàn)場。下班后,移動存儲設備應存放于專柜、上鎖,指定專人負責保管。

　　5.6訪客管理

　　5.6.1發(fā)包方、承包方因業(yè)務需要,邀請或接受非工作人員進入檔案數字化加工場所時,應征得發(fā)包方的同意,并對訪客的身份、來訪事由進行審核和登記。

　　5.6.2必要時,訪客在進入檔案數字化加工場所前應簽訂保密承諾書,承諾不泄露在參觀過程中可能接觸的任何檔案信息。

　　5.6.3訪客不得將手機、電腦、照相機、錄像機等具有拍照、錄音、錄像功能的設備帶入檔案數字化加工場所。

　　5.6.4訪客進入檔案數字化加工場所,應佩戴發(fā)放的標明訪客身份的胸牌,并由發(fā)包方或承包方工作人員全程陪同。

　　5.6.5訪客應遵守檔案數字化加工場所管理規(guī)定,在指定區(qū)域內進行參觀,不得隨意走動,不得觸碰物品。

　　5.7流程與作業(yè)管理

　　5.7.1承包方應按照DA/T31的規(guī)定設計檔案數字化流程,主要包括:檔案出庫、數字化前處理、檔案掃描、圖像/音視頻處理、數據庫建立、數據掛接、數字化成果驗收與移交、檔案入庫等。每一環(huán)節(jié)均應填表記錄。

　　5.7.2承包方應防止工作人員在檔案數字化過程中,尤其是對檔案進行拆卷、預整理、復卷等過程中損壞檔案載體,篡改檔案內容。

　　5.7.3承包方應根據檔案具體情況使用合適的掃描儀器和方法進行數字化,防止因不當掃描儀器和方法損害檔案。

　　5.7.4檔案數字化加工的具體操作方法和質量要求應符合DA/T31、DA/T43、DA/T62的相關規(guī)定。

　　5.8成果管理

　　5.8.1對于尚未移交發(fā)包方的檔案數字化成果,承包方應做好備份管理,以免數據丟失。

　　5.8.2承包方應將經數據檢驗的檔案數字化成果,包括檔案數字化過程中形成的各種數字化工作文件、日志、記錄、元數據等,以及使用的各種存儲介質,及時移交發(fā)包方,并履行書面交接手續(xù)。

　　5.8.3承包方應將各種工作人員名單、訪客名單、保密承諾書、檔案交接單、工作流程單、項目驗收報告,以及工作過程中形成的其他記錄歸檔保存兩份,其中一份提交發(fā)包方。

　　5.9持續(xù)改進

　　承包方應及時總結檔案數字化服務過程中的經驗,不斷改進服務工作,持續(xù)提升服務能力。

　　六、信用評價與質量監(jiān)督

　　6.1信用評價

　　6.1.1承包方應建立企業(yè)信用評價檔案。

　　6.1.2承包方應配合檔案行政管理部門、保密行政管理部門及其他部門對業(yè)務、安全、保密等各項檢查或調查。

　　6.1.3發(fā)包方可對承包方的工作質量進行評價,必要時出具評價意見。

　　6.2服務質量監(jiān)督

　　6.2.1發(fā)包方檔案數字化服務外包工作應接受國家有關部門監(jiān)督。

　　6.2.2承包方檔案數字化外包服務工作應接受國家有關部門監(jiān)督,保證資質證書有效。

　　6.2.3第三方機構應按照DA/T68.1的有關要求開展服務質量監(jiān)督工作。

　　6.3服務質量投訴

　　6.3.1承包方應建立服務質量投訴機制,對外公布投訴聯(lián)系方式。

　　6.3.2承包方應按照GB/T17242的要求建立投訴受理機構,定期或不定期收集各方反饋意見和建議并建立反饋意見檔案。

　　6.3.3發(fā)包方和承包方發(fā)生服務質量爭議時,雙方應協(xié)商處理;協(xié)商不成的,可申請調解、仲裁或提請訴訟。