文件工作中的問題分析

　　(一)數(shù)據(jù)收集難度較大。文件的整理過程必須保證文件的完整性和真實性。然而，中國的檔案整理工作大多是由政府發(fā)起的，而人們的檔案意識薄弱，很少參與其中，人們掌握的許多信息也沒有得到利用。(二)整理過程時間長。大型活動，特別是一些國際活動，時間跨度特別長。例如，2008年中國在北京舉辦的奧運會，從申奧成功開始，經(jīng)過6年的準備，開始準備。這樣的大型活動需要安排專業(yè)的檔案整理人員進行跟蹤整理，才能做好整理工作。如果事情結束后進行總結整理，很多細節(jié)都會被忽略，事件的完整性無法保證。三是工作效率低下。一些重大活動是跨地區(qū)、跨行業(yè)的。檔案整理人員在工作中沒有得到活動參與者的幫助，也沒有采取有效的數(shù)據(jù)移交措施。檔案整理人員工作更加困難，無法高效優(yōu)質(zhì)地完成整理工作。檔案利用程度低(四)。檔案的機動性無法在檔案工作中發(fā)揮作用，受保密機制和工作程序化的影響，檔案的社會價值沒有得到很好的利用。許多不再需要保密的文件沒有公開。人們對事件了解不透徹，對事件要傳達的理念不會產(chǎn)生共鳴，對社會各種政治建設、經(jīng)濟建設、文化建設、生態(tài)建設沒有正能量輻射。

　　改進檔案工作的措施

　　一，加強立法和制度建設。2005年4月1日，一部省級政府規(guī)章《浙江省重大活動檔案管理辦法》正式實施，規(guī)范重大活動檔案管理。此后，云南、湖北、四川、山西、福建、新疆、寧夏、山東等省市相繼出臺了省級重大活動檔案管理辦法。使重大活動和專項工作檔案管理有法可依，有章可循。建立和完善檔案部門的工作機制。一，建立登記備案制度。對于有計劃組織的重大活動，檔案行政部門可以提前考慮，盡早安排，其檔案的收集和整理相對可控。登記每個重大活動或?qū)Ｓ许椖?。檔案管理人員不能參與活動，增加了數(shù)據(jù)收集的難度，在整理過程中出現(xiàn)了錯誤或無記錄。第二，建立針對突發(fā)事件的計劃機制。對于突發(fā)災害，工作人員應盡快保存檔案，反應迅速，效率高。只有在正確的預案機制的指導下，檔案保存才能有序進行。制定明確的規(guī)章制度。檔案管理人員在工作中要恪盡職守，盡職盡責，端正工作態(tài)度，嚴格按照法律法規(guī)整理檔案。三是加強區(qū)域間的合作。文件整理是跨區(qū)域的，每個區(qū)域的文件管理部門都不能把工作做得美。只有加強區(qū)域間的合作，建立良好的數(shù)據(jù)交付機制，共享數(shù)據(jù)，才能保證文件的完整性和真實性，提高文件的利用率，實現(xiàn)雙贏。與此同時，要注意區(qū)分檔案保管機構的性質(zhì)。國家綜合檔案館、國家專用檔案館、科研機構及相關職能部門檔案館(室)。這些不同的檔案保管機構在收集和保存重大活動檔案方面要有自己的側重點和分工，必須要求將重大活動檔案移交給國家綜合檔案館。加強專項工作檔案的開發(fā)和利用。整理檔案的意義在于利用檔案。對檔案進行整理時，可采用紙質(zhì)與電子相結合的方式，兩者結合的方式可減少檔案的磨損和缺失。專項工作檔案的形成、收集和整理主要依靠組織承辦單位，這些組織承辦單位主要用于一段時間內(nèi)使用這些檔案，但活動結束后，這些檔案應按規(guī)定移交檔案館。因此，檔案館必須加強專項工作檔案的開發(fā)和利用，特別是為重大活動組織承辦單位提供良好的服務。比如重大活動結束后，可以及時制作一些專項工作檔案，匯編分發(fā)給重大活動組織承辦單位，滿足他們經(jīng)常使用專項工作檔案的需要。提高檔案利用率。對一些不涉及國家秘密和個人利益的檔案，要在一時間公開，提高檔案的開發(fā)利用率。