對于一個企業(yè)或者一段歷史來說，會涉及到相關(guān)的信息，通過匯總編號將分散的信息形成一系列完整的文件。這個過程可以稱之為文件整理。那么文件整理的目的是什么呢?它的含義是什么?

　　首先，檔案整理有三個特點(diǎn):準(zhǔn)確性、完整性和便利性。一是為了檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和驗證需求，保存了原始數(shù)據(jù);二是方便建立人事或項目簡歷;三是數(shù)據(jù)保存的完整性和連續(xù)性;確保數(shù)據(jù)的真實性，以便后續(xù)參考。

　　所以文件整理的意義是什么?它的意義可以歸結(jié)為六點(diǎn)。

　　準(zhǔn)確反映企業(yè)的成長過程。

　　檔案記錄了企業(yè)成長的全過程，從什么時候開始，企業(yè)家是誰，什么時候盈利，什么時候擴(kuò)張，幾次調(diào)整戰(zhàn)略目標(biāo)，領(lǐng)導(dǎo)是否變更等。，所有這些都可以從企業(yè)檔案中找到答案。

　　第二，決策制定的參謀和幫手。

　　企業(yè)在做決策和制定計劃時，需要搜索歷史數(shù)據(jù)，進(jìn)行同比分析或比較計劃。對于檔案整理好的企業(yè)來說，死檔案比活幫手強(qiáng)。好記性不如爛文筆。人腦記憶中總有錯誤。沒有檔案資料，你不能做決定。

　　第三，防止企業(yè)商業(yè)秘密泄露。

　　企業(yè)檔案涉及商業(yè)秘密。如果不統(tǒng)一整理，管理人員可以個人處理，必然容易丟失，丟失時可能會泄露秘密。檔案不僅要統(tǒng)一整理，還要保密。

　　第四，企業(yè)宣傳資料庫

　　文件整理好的企業(yè)需要宣傳的時候，只需要在檔案室獲取信息，不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作。文件整理好的企業(yè)，宣傳資料真實可信，有利于宣傳和擴(kuò)大企業(yè)影響力。

　　五是企業(yè)文化的活標(biāo)本

　　企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、工廠外觀等諸多方面的投射或反映。對于整理檔案的企業(yè)來說，在完善企業(yè)文化的時候，不需要編造，只需要整理、補(bǔ)充、完善所有員工認(rèn)可的價值觀、制度規(guī)范、行為準(zhǔn)則，就可以擁有企業(yè)文化的基本內(nèi)容。

　　員工成長的斷代史

　　很多企業(yè)員工進(jìn)來的時候都是一張表，出去的時候也是一張表。人事部門應(yīng)定期將離職員工檔案移交檔案管理部門。人事部門要加強(qiáng)員工檔案管理，每年補(bǔ)充更新員工檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確及時地記錄員工成長的步伐。企業(yè)人事檔案應(yīng)成為員工成長的斷代史。

　　通過分析，我們可以了解檔案整理的目的和意義，對檔案整理有了全新的認(rèn)識。檔案整理不僅方便，而且科學(xué)規(guī)范的檔案整理可以不斷提高一個企業(yè)的管理水平，是為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步提供發(fā)展動力的主要措施。