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　　巨大的訂單量，對于商家而言，既意味著極大的交易與收入，也意味著巨大的“考驗”——檔案的收集與管理。企業(yè)的電子檔案管理日益引發(fā)關(guān)注。

　　01

　　企業(yè)電子檔案困境

　　盡管單套制、電子化已經(jīng)成為主流，電子商務(wù)也成為廣大企業(yè)的主要業(yè)務(wù)，仍然有很多企業(yè)留存堆積著紙質(zhì)檔案，一是由于歷史積存;二是由于部分企業(yè)依舊認(rèn)為紙質(zhì)檔案的真實可靠不是電子化載體可以完全替代的。對傳統(tǒng)載體檔案的偏愛與依賴也導(dǎo)致這部分企業(yè)無法跟上技術(shù)轉(zhuǎn)型或是投入不足，致使電子檔案管理體系尚未健全而處于電子檔案系統(tǒng)的初步建立階段。缺少電子數(shù)據(jù)庫及計算機(jī)軟件維護(hù)的專職人員導(dǎo)致這些企業(yè)對檔案的管理只停留于簡單的整理建檔，而不能充分發(fā)揮檔案信息在領(lǐng)導(dǎo)決策和事業(yè)發(fā)展中的助推作用。

　　02

　　企業(yè)電子檔案管理路徑

　　那么，企業(yè)究竟應(yīng)該如何管理電子檔案呢?

　　一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)主動關(guān)注國家檔案局有關(guān)企業(yè)檔案管理的新動態(tài)，國家檔案局官網(wǎng)專設(shè)有“企業(yè)檔案工作”模塊，一切新實踐經(jīng)驗、法律法規(guī)動態(tài)都會在國家檔案局官網(wǎng)發(fā)布。

　　如2021年國家檔案局就電子發(fā)票的處理問題多次發(fā)文，這些都是企業(yè)應(yīng)該及時了解跟進(jìn)的。另外，國家檔案局還會公布新試點企業(yè)的名單，其他企業(yè)也可以選擇與自己方向相近的企業(yè)進(jìn)行參考學(xué)習(xí)。如2019年的《國家檔案局關(guān)于印發(fā)企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點驗收企業(yè)名單(一批)的通知》中就詳細(xì)列舉了企業(yè)的試點內(nèi)容與創(chuàng)新方式。

　　第二，整合電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理。短時間內(nèi)從紙質(zhì)檔案管理全面轉(zhuǎn)變到電子檔案管理是不切實際的，因此，在實現(xiàn)電子化管理的轉(zhuǎn)型中需要處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的過渡對接問題，亦即從雙軌雙套逐漸過渡到單軌單套。將定稿的電子檔案與其紙質(zhì)檔案均進(jìn)行保管，對同一份檔案采用相同的歸檔號碼和著錄信息，這樣既提高了檢索速度又能夠有效避免計算機(jī)系統(tǒng)不穩(wěn)定而產(chǎn)生的風(fēng)險，同時也彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案侵蝕、損壞所產(chǎn)生不完整等劣勢。

　　第三，加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計部署。一般而言，電子檔案管理系統(tǒng)的部署分為兩類：一是向?qū)I(yè)技術(shù)公司購買服務(wù)，這種模式的優(yōu)勢在于專業(yè)技術(shù)公司能夠提供的服務(wù)已經(jīng)相對成熟，企業(yè)上手較快，弊端則在于更新與個性化設(shè)計消耗較高;二是自行設(shè)計個性化系統(tǒng)，此種形式的大優(yōu)勢在于系統(tǒng)生命力強(qiáng)，可以不斷進(jìn)化持續(xù)發(fā)展，問題在于投入周期長，啟動困難。

　　第四，注重并加強(qiáng)檔案管理人員隊伍建設(shè)。即使我們邁入數(shù)字化社會已經(jīng)很久，依舊不排除部分檔案管理人員對數(shù)字化手段非常陌生，甚至恐懼。提高企業(yè)檔案管理人員的數(shù)字化素質(zhì)是更好接軌時代發(fā)展的根本。

　　無論我們歡迎與否，無論數(shù)字化時代帶來的是巨大的商機(jī)還是巨大的挑戰(zhàn)，變化已經(jīng)來臨，“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，只有掌握時代發(fā)展的動脈，才能夠擁有更多機(jī)會與可能。企業(yè)的檔案電子化管理，勢不可擋。