數(shù)字化古籍對前史學(xué)、古典文學(xué)研討等學(xué)科所帶來的便當(dāng)，已是有目共睹的事實(shí)，《四部叢刊》、《四庫全書》幾乎現(xiàn)已成為文史研討者電腦中的必備東西。正是看到古籍?dāng)?shù)字化的美好前景，部分科研安排、高等院校、商業(yè)公司紛紛投入巨資，對上起先秦，下迄清末的各類古籍著作予以數(shù)字化管理?？墒?，以筆者有限的見聞，特別合適學(xué)者運(yùn)用、對學(xué)科展開有重要影響的特色數(shù)據(jù)庫尚不多見。一同，有關(guān)古籍?dāng)?shù)字化的理論探究相對比較滯后，在選題設(shè)置、數(shù)字化方針、管理辦法、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等方面，有理論深度的探究尚不多見，實(shí)踐運(yùn)作中選題重復(fù)、資源浪費(fèi)、功率低下等問題則時(shí)有所聞。一方面，幾乎一切學(xué)者，都認(rèn)為數(shù)字化的電子版古籍很有用處，每有新的電子版古籍問世，都會敏捷占領(lǐng)許多學(xué)者們的硬盤;另一方面，則鮮有從事前史學(xué)和古代文學(xué)研討的學(xué)者投身于此，與IT專家一道共同規(guī)劃、推進(jìn)古籍?dāng)?shù)字化進(jìn)程。這種狀況極大地束縛了古籍?dāng)?shù)字化的良性展開。

要對電子檔案載體進(jìn)行有用的檢測與維護(hù)。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易遭到保存環(huán)境的影響。因而，對所保存的電子檔案載體，有必要進(jìn)行定時(shí)檢測和仿制，以確保電子檔案信息的牢靠性。定時(shí)檢測，應(yīng)每年一次，選用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的辦法進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個(gè)邏輯卷為單位。首要進(jìn)行外觀查看，確認(rèn)載體外表是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等。然后進(jìn)行邏輯檢測，選用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)。通過檢測發(fā)現(xiàn)有出錯(cuò)的載體，須進(jìn)行有用的批改或更新。應(yīng)每四年仿制一次，且原載體持續(xù)保存的時(shí)刻不少干四年。關(guān)于電子檔案的檢測與維護(hù)，有必要進(jìn)行嚴(yán)厲管理，因?yàn)槿魏我淮握`操作，都或許使保存的電子檔案遭到人為危害，乃至構(gòu)成難以彌補(bǔ)的丟掉。有必要樹立相應(yīng)的維護(hù)管理檔案，對電子檔案的檢測、維護(hù)、仿制等操作進(jìn)程進(jìn)行記載，避免發(fā)作人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動。對電子檔案的有用保存與維護(hù)，是—項(xiàng)極端重要而凌亂的工作。因而，在對電子檔案的保存與維護(hù)進(jìn)程中，應(yīng)充沛考慮環(huán)境、設(shè)備、技能、人員及電子檔案的特色等歸納條件，來擬定技能計(jì)劃和工作辦法，并采納有用辦法，以確保電子檔案的安全牢靠，能夠永久地處于可準(zhǔn)確供給運(yùn)用的狀況，使其在社會日子中發(fā)揮更大的效果。

因而，除對電子擋案本身進(jìn)行很好的保存外，還有必要對其所依托的技能及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)界說參數(shù)等加以保存，或選用其他辦法和技才干加以轉(zhuǎn)化。三，要確保電子檔案的原始性。關(guān)于一些較為特別的電子檔案，有必要以原始構(gòu)成的格局進(jìn)行復(fù)原顯現(xiàn)?？蛇x用以下三種辦法：—是保存電子檔案相關(guān)支撐軟件，即在保存電子檔案的一同，將與電子檔案相關(guān)的軟件及整個(gè)運(yùn)用體系—并保存，并與電子檔案存儲在—起，康復(fù)時(shí)，使之按本來的面目進(jìn)行顯現(xiàn)；二是保存原始檔案的電子圖畫；三是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品，因?yàn)檫@是為穩(wěn)妥的永久保存辦法。四，要確保電子檔案的可了解性。對一份電子檔案的內(nèi)容來說，常常有不被人徹底了解的狀況。為了使人們能夠徹底了解一份電子檔案，就需求保存與檔案內(nèi)容相關(guān)的信息。這些信息應(yīng)包含：元數(shù)據(jù)；物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的聯(lián)絡(luò)；相關(guān)的電子檔案名稱、存儲方位及彼此聯(lián)絡(luò)；與電子檔案內(nèi)容相關(guān)的布景信息等。

長時(shí)刻以來，在檔案的搜集、判定、保管、核算、運(yùn)用工作中的一些經(jīng)歷和辦法已被固定下來，成為檔案工作的準(zhǔn)則，現(xiàn)在的檔案管理多是依托經(jīng)歷進(jìn)行。跟著工作主動化、信息高速公路朝著網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向的展開，核算機(jī)技能在檔案工作中運(yùn)用規(guī)模的擴(kuò)展，使電子文件的發(fā)作、構(gòu)成、歸檔及其傳送、保存等管理辦法均與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有所不同，檔案工作的技能、辦法發(fā)作的改動給檔案管理部分傳統(tǒng)的管理辦法帶來沖擊。未來的檔案工作將樹立在混合媒體的根底上，施行電子檔案與紙質(zhì)檔案結(jié)合管理。下面從電子文件的特色出發(fā)，對紙質(zhì)檔案和電子檔案管理中存在的差異性作一比較，并對現(xiàn)代技能下的檔案管理辦法作一討論。電子檔案的界說和特性電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)化而來的。關(guān)于電子文件，現(xiàn)在我國的界說是：能被核算機(jī)體系識別、管理、存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼序列。電子文件的歸宿是電子檔案，但不是一切的電子文件都能成為電子檔案，取舍的準(zhǔn)則是看該文件經(jīng)判定后有無保存價(jià)值。所以，電子檔案是具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件。電子檔案與紙質(zhì)檔案有相同的本質(zhì)，都是文件存在的一種辦法，是信息與載體的一致體，都具有物理實(shí)態(tài)的特征，電子檔案和紙質(zhì)都是構(gòu)成者實(shí)在活動的記載，有參閱運(yùn)用價(jià)值，需求存檔備檢。

北京專業(yè)數(shù)據(jù)存儲電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)絡(luò)兩者聯(lián)絡(luò)在于：電子檔案中的一部分內(nèi)容是由傳統(tǒng)含義上的檔案通過數(shù)字化轉(zhuǎn)化而來的。兩者差異在于：1、電子檔案是以全數(shù)字化辦法存在的信息，而傳統(tǒng)含義上檔案則根本上以傳統(tǒng)物理辦法存在；2、因?yàn)榇嬖谵k法的不同，在構(gòu)成檔案之前的觸及的內(nèi)在特色不同。傳統(tǒng)構(gòu)成的紙質(zhì)檔案如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，北京數(shù)據(jù)存儲都表現(xiàn)出實(shí)在的原始性，也正是檔案的原始記載性，才使得檔案差異于圖書、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法令憑據(jù)的效果。在工作主動化體系中，電子文件從起草、批改到印發(fā)都在核算機(jī)上進(jìn)行，它便于批改、便于仿制的特性，使得能表現(xiàn)檔案原始記載性的內(nèi)容與辦法特征不復(fù)存在。電子文檔有條件地轉(zhuǎn)化成可保存的原始檔案就會觸及許多技能理論層面。3、因?yàn)殡娮訖n案是以全數(shù)字化辦法存在，人們天然能夠?qū)ζ湓诤怂銠C(jī)、局域網(wǎng)及廣域網(wǎng)上進(jìn)行存儲、同享、傳遞與運(yùn)用；傳統(tǒng)含義上的檔案則因其根本上以物理辦法存在而無法在核算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行存儲、同享、傳遞與運(yùn)用。4、電子檔案的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

可是電子檔案在記載辦法上有許多不同于其它載體檔案的特性：1、依托性和不行識別性。電子檔案要依托于核算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)體系，和傳統(tǒng)的檔案在載體質(zhì)量上是根本不同的。紙質(zhì)檔案都是選用人工可識讀的記載符號，人能夠直接讀出；而運(yùn)用磁介質(zhì)和光介質(zhì)的電子檔案選用的是數(shù)字代碼，只要憑借核算機(jī)解碼，才干轉(zhuǎn)化成人可識讀記載。信息存儲的高密度性。無論是磁盤、磁帶仍是光盤，其存儲量大大高于曩昔的各種信息介質(zhì)，特別是光盤，有"海量存儲"之稱，這種信息存儲的高密度性可削減檔案的存儲空間，便于寄存。3、載體的多樣性。傳統(tǒng)的檔案，記載信息的載體是紙，改動的是紙張標(biāo)準(zhǔn)的大?。?6k、18k），但電子檔案載體有磁盤、有磁帶、光盤等，出現(xiàn)多樣性。4、信息同享性。傳統(tǒng)檔案因?yàn)槭茉氖`，在同一時(shí)刻只能有一個(gè)用戶運(yùn)用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場；但電子檔案能夠人在異地，在同一時(shí)刻，多人不受空間的束縛，一同同享同一信息，在完結(jié)了局域網(wǎng)和上了intetnet網(wǎng)后，人們在工作室、家中就能夠運(yùn)用檔案信息了。5、信息與載體之間的可別離性。電子檔案的信息不具有固定的物理方位，能夠以非實(shí)體進(jìn)行加工和管理，這種可別離性構(gòu)成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于仿制、傳輸、便于異地調(diào)閱或構(gòu)成文件。通過剖析電子檔案的特性后，咱們能夠得出，電子檔案的運(yùn)用盡管便利便當(dāng)，并且能夠登上"信息高速公路"，完結(jié)異地長途調(diào)閱，給人類、經(jīng)濟(jì)、商務(wù)、科技、文明教育等方面帶來巨大的好處，可是它也帶來了一些新問題，如：（1）數(shù)據(jù)的易消失性；（2）信息的不安全性；（3）信息的易改動性；（4）信息的易出錯(cuò)性；因?yàn)檫@些特性，給原有的檔案工作的根本理論和準(zhǔn)則提出了新的應(yīng)戰(zhàn)，決議了電子檔案在搜集、判定、編目、檢索等文面與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有本質(zhì)的不同。